💼 Бот для управления заказами RetailCRM

Проблема: Цветочный магазин с несколькими точками терял до 30% заказов из-за задержек в обработке и человеческого фактора. Флористы не успевали отслеживать новые заказы в RetailCRM, путались в статусах, а важная информация терялась между системами.

Решение: Telegram-бот с мониторингом заказов 24/7, автоматической маршрутизацией по складам, интерактивным управлением статусами и защитой от дублирующих уведомлений. Теперь каждый флорист получает только свои заказы с полной информацией и фото букетов.

📋 Задача

Сеть цветочных магазинов использует RetailCRM для управления заказами с нескольких торговых площадок. Ежедневно поступают десятки заказов на доставку и самовывоз, но возникали критические проблемы:

• Пропуск срочных заказов — флористы не успевали проверять CRM-систему каждые 5-10 минут
• Путаница между складами — заказы для филиала на Ленина попадали к флористам на Пушкина
• Потеря информации о составе — приходилось вручную искать описание букета в системе
• Дублирующие уведомления — один заказ приходил несколько раз при изменении статусов
• Отсутствие отслеживания действий — непонятно кто принял заказ и когда букет был готов

Из-за этого теряли до 30% заказов на пиковые даты (8 марта, День Влюбленных), а клиенты получали букеты с опозданием. Координация между складами и курьерами происходила через звонки и сообщения, что создавало хаос.

⚙️ Что сделано

🔄 Как это работает

1. Фоновый сервис OrderMonitorService каждую минуту опрашивает RetailCRM API на наличие заказов со статусом "Отправить в магазин"
2. Для каждого нового заказа генерируется SHA256-хеш от номера и проверяется в SQLite-базе для исключения дубликатов
3. Система извлекает склад отгрузки (shipmentStore) и находит ответственных администраторов через конфигурацию ADMIN_WAREHOUSES
4. Формируется HTML-карточка с полной информацией: товары с составом, адрес доставки, дата/время (с корректировкой часового пояса)
5. Через RetailCRM API загружаются изображения товаров из карточек продуктов и отправляются медиагруппой в Telegram
6. Флорист нажимает "✅ Заказ принят" → бот обновляет статус в CRM через API и убирает кнопки / показывает новые в зависимости от типа доставки
7. При смене статуса на "Букет готов" в CRM, система автоматически отправляет новое уведомление с кнопкой "🚚 Заказ забрали" (только для доставки)
8. Все действия логируются в таблицу order_actions с указанием admin_id, времени и комментария для аудита

🧠 Интеллектуальные возможности

📊 Результаты

💡 Техническая изюминка

"До внедрения бота флористы постоянно проверяли CRM вручную, заказы терялись, особенно в пиковые даты. Теперь каждый заказ приходит мгновенно с полной информацией и фото. Мы перестали терять заказы, а координация между двумя складами стала в разы проще. На 8 марта обработали на 45% больше заказов без увеличения штата. Бот окупился за первую же неделю работы!"

— Владелец сети цветочных магазинов

⚙️ Архитектурные особенности

• Модульная архитектура — разделение на services/ (бизнес-логика), handlers/ (обработчики команд), database/ (работа с БД), middlewares/ (авторизация), config/ (настройки)
• Асинхронное программирование — полностью на asyncio/await для параллельной обработки заказов, неблокирующих API-запросов к RetailCRM и Telegram
• Middleware-авторизация — AuthMiddleware проверяет user_id из конфигурации перед обработкой любых команд, блокирует посторонних пользователей
• FSM для диалогов — aiogram.fsm.context управляет состоянием при вводе номера заказа для поиска (OrderStates.waiting_for_order_number)
• Rate limiting с Redis — распределённые счётчики запросов с экспоненциальной блокировкой, fallback на in-memory при недоступности Redis
• Defensive callback parsing — универсальная функция parse_callback_data() с валидацией формата, проверкой типов, логированием некорректных данных
• Кэширование данных CRM — stores и products кэшируются в памяти, автообновление ежедневно в 00:00 для снижения нагрузки на API
• Graceful shutdown — обработка SIGTERM/SIGINT, корректная остановка фонового мониторинга, закрытие сессий бота и БД в finally-блоках

🔧 Дополнительные возможности

📈 Сценарии использования

1. Цветочные магазины с филиалами — автоматическое распределение заказов между складами, координация доставки и самовывоза
2. Интернет-магазины с мульти-складами — маршрутизация заказов по географии (Москва / Санкт-Петербург / регионы)
3. Рестораны с доставкой — уведомления о новых заказах, управление статусами "Готовится" / "Готов" / "Передан курьеру"
4. Дропшиппинг-бизнесы — интеграция с RetailCRM для автоматического уведомления поставщиков о новых заказах
5. Сервисные компании — управление заявками на услуги (ремонт, клининг) с отслеживанием ответственных мастеров

✅ Этот проект подойдёт вам, если:

• Вы используете RetailCRM и хотите автоматизировать уведомления о новых заказах
• Управляете несколькими складами/филиалами и нужна умная маршрутизация заказов
• Теряете заказы из-за задержек в проверке CRM-системы вручную
• Нужна история действий сотрудников (кто принял заказ, когда отправлен курьеру)
• Требуется защита от дублирующих уведомлений при изменении статусов
• Хотите интегрировать Telegram с любой CRM/ERP системой для оперативного управления